招待客のために「必要な気遣い」が叶うかもチェック！

招待客も喜ぶ会場を選ぶために

うーん、ゲストも喜ぶ会場かあ～・・・
確かにそれも大事だと思うけど、
まだ誰を呼ぶかも決めてないのに
今そこまで考える必要あるのかなあ？？
それに・・・「ゲストが喜ぶ」って、具体的にはどんな事？

　

ゲストが決まってなくても関係ない！

下見に行く前に、その会場に呼んだ場合にゲストも満足できるかどうか
チェックするための項目もリストアップしていった方がいいです。

「え～、でも、誰呼ぶかもまだ全然決めてないじゃない」

って、やっぱり思うと思うんですけど。

実際には、ゲストへ配慮すべき事柄というのは
誰を呼ぼうと、変わらない事柄がほとんどです。

　

例えば、あなたの実家は東京だけど、彼の実家は大阪で
大阪で挙式することに決めて会場を探している、という場合
あなたの友人など、東京の人を呼ぶ場合には、それが誰であろうと
宿泊施設の有無が大切になってきます。

「誰か」が分からなくても、
東京の人であれば「宿泊したい」可能性は十分にありますよね？

この場合、挙式会場が宿泊施設を兼ねている（ホテルなど）　か、
宿泊施設と提携している（無料バスが送迎してくれる等）
というのがベストでしょう。

無理な場合は、挙式会場近くの宿泊施設を別に手配する、
という手も可能ですが
その場合には、一つ手間をかけさせてしまう分、
他のところでは万全の気遣いをした方がよいことになります。

　

ここで大事なのは、先のことで分からないからといって無視しないこと。

「泊まる人がいるかどうか分からないんだから今考える必要はない」

っていう考えは後々、トラブルを招きかねません。

　

実際、前日や当日に泊まるかどうか、決まるのは挙式１週間前くらいだったりすることだってあるんです。

何も考えずにいたとしたら、その時に、あなたは適切な対応ができますか？？

そのような事態も想定　さえしておけば、その時に困ることはないわけです。
あなたは、あらかじめ調べておいた所へ連絡し、お願いすればいいだけ。

結婚式に呼ぶゲストというのは、親戚にしろ、会社関係にしろ、友人にしろ
あなたと彼の新しい人生に、関わって欲しい人のはずです。
新しい生活をはじめるうえで、大切にしなければならない人。
それが、結婚式の招待者、という人たちです。

この人たちに対して、
これから独立して新しい家庭を持つ大人として・社会人として
適切な対応がきちんとできるかどうかはとても重要な事です。

結婚式でのあなたたち二人の対応・印象が悪かった場合、
この先の親戚付き合いや社内での立場といった、
生活基盤を揺るがすことにもなりかねません。

　

たかがゲスト　とか
今決まってない事だから考えない
という姿勢は良くありません。

起こりえる事態、ゲストが困るかもしれない事態を
あらかじめ先回りして考え、手立てを整えておく
そんな”オトナの気配り”を身に着けておくことは、絶対損にはなりませんよ

　
　
　
　

起こり得る事態の想定　とは？

じゃあ、実際どんなことを想定しておけばいいのか？

一般的には、次のような事が考えられます。

こうした事柄は、
最近かなりウェディング雑誌・ブライダル情報誌でも特集されているので
そちらもぜひ参考にしてくださいね！

　
　
　
　

　　＊　これらの内容の詳細はこの下で説明しています。

　

・・・どうですか？
実は、

会場を決めた後や、
招待状を送ってしまった後ではどうしようもない事が
かなりあるんです！

会場の下見に行く前に、
「やりたいこと」　「やりたくないこと」　「テーマ」　のほか、
このリストも用意しておきましょう！

　　　→　下見のページへ急ぐ

　
　
　

それぞれの事項をちょっと詳しく見てみよう

リストだけでは、ちょっと分かり辛いものもありますので、
上に挙げた事柄について、簡単に説明しますね。

　

会場の設備・サービスを調べておく必要がある事項

１．宿泊施設や、宿泊施設との提携サービスの有無

これは先ほど、上に例で挙げたものです。
遠方から招待するゲストがいる可能性があるなら考慮します。
特に親戚は、遠くに住んでいる場合も多いので忘れずに！
基本的に、宿泊するかどうかを招待時に聞き、施設の手配を済ませておきます。
仕事の都合等で分からない、と言われた場合は、
「いつまでなら手配できるから遠慮なく言ってくれ」とこちらから進言するのが良いでしょう。
こちらで宿泊の手配をした場合、費用も通常こちらで持ちます。
相手が自分で施設を予約している（してくれた）場合は、会場までの御車代（交通費）に宿泊費用もプラスして渡す場合も。

　

２．公共交通機関を使って、行きやすいか（車での来場は通常禁止）

通常、ホテルや披露宴会場などは、駐車スペースの関係やお酒を振舞うこともあり、
自家用車での来場は禁止されています。
あなたが打合せなどで車でしか行った事がない、という場合、 特に注意が必要です。
実際に電車・バスのみで来るとどのくらいかかるのか、検証する必要があるでしょう。

　

３．車での来場を許可している場合、迷いにくい道でないか

上記と逆のパターンです。
あなたが電車でしか通ったことがない場合に特に気をつけます。
車が入りにくくないか、一方通行など迷いにくくないか、道は分かりやすいか。
タクシーなどで一度検証してみるといいでしょう。

　

４．天候が悪い場合でも、行きやすい会場か（泥はね等の心配）

駅から歩きで、どの程度濡れずに会場まで辿り着けるかを見ます。
バスやタクシーは雨天の場合、混んでいたり、来なかったりで使えない場合も多いので
「歩きで」どうかを考える必要があります。
ゲストはみなさんドレスアップして来るので、衣装を汚さない気遣いを。

　

５．入り口が分かり辛い・館内が分かり辛い会場でないか

いざ、会場の建物は分かっても、どこから入るのか分からない！
入ったはいいけど、広すぎてどこが会場なのか分からない！
ということがないか確認を。
分かり辛い場合は、あらかじめ分かりやすい地図や看板を用意したり、案内人に立ってもらう等の配慮が必要になります。

　

６．コートや手荷物を預かってくれる場所があるか（クローク等）

結婚式だけのために、近隣から来るゲストはそうでもありませんが
仕事帰りに来る等の場合、仕事のカバンや、着替えも持ってくるゲストもいる訳です。
また、冬場の場合は室内に入るとコートが邪魔になります。
こうした手荷物を預かってくれる場所はあるのか、また、
分かりにくい場合はそのサービスの使い方もゲストに伝えておく必要があります。
ホテルには通常あるので心配ありませんが、レストラン等他施設の場合は要注意。

　

７．会場で着替えをできる場所はあるか・着付け依頼は可能か

特に、泊まるほどでもない程度の遠方から来るゲストの場合、会場で着替えたい、
と考えることがよくあります。
また、振袖を着たい等の理由で、会場で着付けをしたい、と考える人もいます。
こうした場合に対応できる会場かどうかを、あらかじめ調べておきます。
もしも対応できない場合、だからといってその会場をやめる必要はありません。
招待状を出す時点で、そのような場所やサービスが無い旨を連絡しておけばいいのです。

　

８．お手洗い（特に女性用）は招待予定人数に十分対応できるか

招待客が多いほど気をつけなければいけない事項。
席を立つ、立ちたい時間と言うのは、お色直しなど、決まった時間に集中しがちです。
スムーズにお手洗いに行けるかどうか、特に女性用のトイレの数には気をつけましょう。
これも、少ない場合にはあらかじめ、ゲストに伝えておけば混乱は少なくなります。
（近いお手洗い数箇所の案内をしておく等）

　

９．会場のどの席からも、新郎新婦を見ることができるか

これは情報誌などでもよく言われることですが、
ゲストはあなたたち新郎新婦を見に来たのです。
肝心のふたりが席から見えないのでは、参列した意味がなくなってしまいます。
柱や壁など、会場施設の確認もさることながら
背の高い卓上装花も要注意。花が大きいと必然的に前が見えなくなります。

　

10．アレルギー等のゲストに対し、メニュー変更・対応をしてくれるか

ゲスト個人の満足度に大きく反映するのが、食事です。
でも、「これがダメだから」とは、ゲストからは言い出せませんよね。
なので、会場側が、アレルギーで食べられない等のゲストに対し、
個別対応（その人にはアレルギー食材を使わないメニューを出す）
またはメニュー全体を変更、などの配慮をしてくれるかどうか。
それはいつまでに言えば可能か、などをあらかじめ調べておきます。
招待状を出す際に、「アレルギー等で食べられない食材のある方はお返事の際にお知らせください」　のように聞いておけば当日、アレルギーの心配をすることもなく、美味しく食事を楽しんでもらえます。

　

11．子どもの入場・子どもメニューなど、子どもへの対応はどうか

アレルギーと同様、子どもの同伴も考えておいた方がいい事柄です。
まず、「入場が可能かどうか」聞いておくのが最優先。
そして、子ども用の椅子や食事の手配をしてくれるかどうかも聞いておきます。
これも招待状に「お子さん連れご予定の方はお知らせください」のように書いておくと良いでしょう。
ただ、当日急に預けられなくなった等の事態も発生する事も多く、
その場合は席のみになる可能性もあるでしょう。
　
また、挙式など、子どもが泣いたり騒いだりしては不具合が生じる場合、
子どもが泣いたらどうしようと、親御さんが恐縮してしまうことも。
もしこどもがぐずった際に退避できる場所をあらかじめ会場側に確保してもらい、
お子さんを連れてくるゲストに案内しておく等の気遣いも必要です。
　
実際に当日使ったかどうかは別として、
対応してくれるのとしてくれなかったのとでは、ゲストの満足度に大きな差が出ます。

　

12．スタッフのサービス・アルバイトへの教育等は行き届いているか

会場の設備だけを見ていると、見落としてしまう事もあるので
サービス全般へ気を配りましょう。
あなた自身が下見や試食などの際に、気持ちよく感じられれば大方大丈夫だとは思いますが、ブライダルフェアの際などは特に、会場の隅や裏の方で私語ばかりしていないか、注意して見るようにしましょう。
あなたは高砂にいれば聞こえませんが、後ろの席のゲストにはまる聞こえ、という場合も多々あります。

　
　

会場とは関係なく、考慮すべき事項

１．年末年始・年度末・ＧＷ・お盆など、参列しにくい日程でないか

通常、多くの人が　「仕事が忙しい時期」　と　「帰省・旅行に行く時期」
は避けるべきでしょう。
平日や７・８・１２月は値段も安いですが、それは　「ゲストが来たがらない・来れない」
から だということを忘れずに。
ただ、身内だけで挙げる場合など、ゲストの都合がつくなら安い時期はお得です。
ゲストに困る人がいないかどうか、を考えてから、決めるようにしましょう。

　

２．暑いさなかのガーデンウェディングなど、ゲストが困る状況でないか

これも、　「ゲストが来たがらない」　から安い時期。
真夏のカンカン照りの中を、ドレスアップ姿で会場まで来るのは大変！
すぐにお手洗いに駆け込んで化粧直しをしても、汗だくで意味なし＞＜とか
暑いのにガーデンだったりしたら熱中症とか食中毒も心配です。
逆に冬の寒い中のガーデンも風邪引きます＞＜
シーズンオフは安いけど、安い理由があります。
困る人がいないかどうかは考えましょう。

　

３．シーズン（イベント中）の観光地など、ゲストが困る状況でないか

一見、とても良いことのようにも思えるのがこのパターン。
たとえば桜の京都・鎌倉など。
人気のシーズンですし、もし挙式が取れれば確かにとってもラッキー！！です。
でも、ゲストが来るときに　電車も駅も道も人の海で大変！！
だということも忘れずに。
あらかじめ、ゲストが困らないように前日から宿泊してもらうとか
早い時間に集合してもらって送迎車を出すとか
段取りを考えておかないと、混雑のせいで挙式時間に間に合わない人も出てくる可能性も。
（もちろん、自分たちも早めに動かないと渋滞に巻き込まれます）

　
　

会場決定後、適宜対応すれば良い事項

１．遠方からのゲストが多い場合、引出物が重くないか、邪魔でないか

結構忘れがちなんですが、食器セットなどはかなり重いものもあるので
引出物や引き菓子の最終的なトータルの体積と重量は考えておくべきでしょう。
　
実際、飛行機で行った先でワインボトル２本の詰め合わせをもらって
重いうえに帰りの飛行機の検査でひっかかったり
新幹線で行った先で食器の豪華なセットをもらったはいいけど、
宿泊荷物もあるのに荷物が増えすぎて帰りにとても苦労したり…しました（実話）

　

２．宿泊はしないが遠方からのゲストへの、交通費（御車代）の準備

宿泊代もですが、飛行機や新幹線で来てくれるゲストには、
当日、受付の際に「御車代」（交通費）を手渡すのがマナーです。
金額は「気持ち」ではありますが、
往復・宿泊にかかる費用の全額　または　半額（片道分）
という場合が多いようです。
ゲストの生活事情・こちらの生活事情やお互いの関係などによって決めましょう。
　
お金の話って後々モメる最大原因。　友人の場合は、
「来てくれればご祝儀はいいよ、受付は空の袋を出して。そのかわり交通費は出せないよ」
「ご祝儀はいいから、宿泊代１万円だけ祝儀袋に入れて渡して、交通費も自腹でお願い」
など、もともと腹を割って話してしまうのも一つの手。
その際も、他の人と見た目に違わないように、受付で祝儀袋だけは出してもらいましょう。

　

・・・こんなところでしょうか？
これに限らず、もし、
「あんなことも考えておいた方がよさそう」　という事柄があれば
会場に対応方法があるか、聞いておきましょう。

そして、
『ゲストに確認しておくべきこと・伝えておくべきこと　を
　まとめて 招待状に書いておくこと』
がポイントになります！

先手を打っておくのが賢い方法ですよ！

（間に合わない場合は、再度案内を出したり、
ひとりひとり電話することもできますが、 手間が増えてしまいますので、
招待状を出す前に、聞くべきことをまとめておくのがベストです）

では、いよいよ、
「やりたいこと・希望リスト」
「やりたくない・いらないものリスト」
「ふたりのテーマ」
そしてこの　「ゲストへの気遣いリスト」
４つのリストを持って、下見に行きましょう！！